'Terlalu banyak mesyuarat' dan 'Terlalu banyak masa yang dibazirkan dalam mesyuarat yang tidak produktif.' Apabila syarikat bergelut dengan penglibatan pekerja yang rendah, anda akan selalu mendapat salah satu aduan ini di bahagian paling atas senarai.
Ini kelihatan seperti aduan mengenai perjumpaan, tetapi sebenarnya, ini adalah pernyataan tentang perasaan tidak dihormati.
Apabila seseorang mengatakan bahawa mereka terlalu banyak mesyuarat, mereka mengatakan bahawa orang yang memanggil mesyuarat ini tidak memperhatikan semua kerja penting lain di piring mereka. Pekerja pergi ke lebih banyak perjumpaan daripada yang diizinkan oleh beban kerja mereka, memaksa mereka mencuri masa dari waktu rehat, percutian, dan keluarga sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan yang mesti mereka selesaikan untuk mendapatkan gaji mereka.
Apabila seseorang mengeluh membuang masa dalam * pertemuan * tidak produktif, mereka mengatakan bahawa pemimpin mesyuarat tidak cukup menghormati pasukan untuk merancang pertemuan yang produktif. Seorang pemimpin yang tergesa-gesa boleh mendakwa bahawa mereka tidak mempunyai masa untuk menyusun rancangan pertemuan itu, yang menjadikannya lebih teruk kerana sekarang sangat jelas bahawa masa pemimpin itu sangat berharga tetapi boleh disia-siakan untuk membuang masa orang lain.
Organisasi berprestasi tinggi menjalankan pertemuan dengan orang yang tepat pada masa yang tepat. Mereka menghormati masa pekerja melabur dalam perjumpaan dan memastikan ia digunakan secara produktif.
Bermula dan berakhir pada waktu penting, begitu juga dengan berkongsi masa dalam mesyuarat dengan adil. Mungkin yang lebih penting, pemimpin yang bertimbang rasa berusaha menjadualkan perjumpaan yang dapat mengurangkan gangguan pada pekerjaan lain dan mengelakkan daripada menyusahkan hadirin yang tidak perlu.
Berikut adalah lima cara untuk membina rasa hormat bagaimana anda menjadualkan mesyuarat.
1. Jadualkan mesyuarat pada waktu peralihan semula jadi untuk meminimumkan masa pertukaran tugas.
Penjadualan yang berkesan meningkatkan fokus semasa mesyuarat, mengurangkan kos pertukaran tugas, dan meningkatkan masa fokus yang produktif untuk pekerjaan lain. Peralihan tugas adalah masa yang diperlukan untuk mengalihkan perhatian anda dari satu tugas ke tugas lain dan kembali fokus. Penalti masa pertukaran tugas boleh habis dari 10 hingga 50 minit tambahan dari hari tersebut.
Mesyuarat mengadakan perkara pertama pada waktu pagi, tepat sebelum waktu rehat tengah hari, dan pada akhir hari sesuai dengan waktu ketika kerja sudah tentu terganggu. Ini menimbulkan hanya satu, dan bukannya dua, gangguan pertukaran tugas untuk setiap mesyuarat.
2. Jadualkan perjumpaan dengan masa yang mencukupi untuk membuat persiapan.
Untuk memastikan masa dalam mesyuarat produktif dan fokus, semua orang perlu bersiap sedia. Mereka memerlukan masa untuk mengkaji agenda, membaca laporan, dan mempertimbangkan soalan yang akan mereka ajukan.
Mesyuarat yang dijadualkan sekurang-kurangnya dua hari lebih awal memberi orang masa untuk bersiap sedia.
3. Tinggalkan masa antara mesyuarat untuk peralihan.
Mesyuarat yang produktif bermula tepat pada waktunya, yang menjadi mustahil apabila orang kekurangan masa yang diperlukan untuk meninggalkan satu mesyuarat dan pergi ke pertemuan berikutnya.
Pada hari-hari dengan banyak pertemuan, menjadwalkan pertemuan berakhir sekurang-kurangnya 10 minit sebelum bermulanya perjumpaan seterusnya memastikan orang mempunyai masa untuk beralih dengan anggun. Ini adalah masa yang cukup untuk melakukan perjalanan cepat ke tandas dan mengembalikan beberapa pesanan penting, yang membuat perbezaan besar dalam kemampuan setiap orang untuk fokus.
4. Sekat penuh atau setengah hari sebagai waktu 'Tanpa Mesyuarat'.
Individu yang berprestasi tinggi secara berkala menyekat masa untuk kerja yang ingin mereka lakukan. Dikenali sebagai sekatan masa, anda dapat melipatgandakan faedah ini ke seluruh kumpulan dengan masa fokus bebas mesyuarat yang ditentukan.
Ini memberi tahu semua orang bahawa mereka dapat mengandalkan beberapa jam berturut-turut untuk menyelesaikan setiap pekerjaan setiap minggu, menjadikannya lebih mudah untuk merancang, mengurangkan kegelisahan, dan meningkatkan produktiviti. Ini sangat penting bagi pekerja pengetahuan yang memerlukan banyak masa tanpa gangguan untuk melakukan kerja terbaik mereka dan 'masuk ke arus.'
Sebagai contoh, pasukan kami keluar dari hari Selasa dan Jumaat tanpa mesyuarat.
5. Jadikan mesyuarat sebagai pilihan.
Akhirnya, cara paling mudah untuk menghormati masa semua orang adalah menghormati pertimbangan mereka tentang cara menggunakan masa itu dengan sebaik-baiknya. Sekiranya pasukan anda merasakan terdapat terlalu banyak mesyuarat, beritahu mereka bahawa mereka boleh memilih untuk tidak menghadiri mesyuarat yang mereka anggap tidak perlu dilakukan.
Dan, jika mereka merasakan bahawa pertemuan itu tidak produktif, ikuti 'undang-undang dua kaki'. Ini menjadikan anda tidak dapat meninggalkan mesyuarat secara senyap apabila anda menyedari bahawa ia bukan penggunaan masa anda dengan baik.
Sekiranya organisasi anda bersusah payah untuk membuat mesyuarat yang tidak produktif tidak dapat dilaksanakan, melaksanakan hanya beberapa petua ini kerana dasar akan menghantar mesej penghormatan yang kuat. Apabila anda bekerja untuk menjadualkan perjumpaan yang menghormati masa semua orang, anda akan mendapat keuntungan dengan mempunyai lebih ramai pekerja dan pekerja setia yang akan meluangkan masa untuk bekerja untuk anda.