Adakah anda mempunyai senarai yang mesti dilakukan? Sudah tentu - kebanyakan kita lakukan. Tetapi bagaimana dengan senarai yang tidak boleh dilakukan? Ternyata itu sama pentingnya, menurut pakar produktiviti.
Apa sebenarnya senarai yang tidak boleh dilakukan? Ini bukan senarai tabiat buruk yang anda putuskan untuk melanggar atau tingkah laku negatif yang ingin anda hindari. Ini adalah senarai tugas yang mungkin anda fikirkan harus lakukan, atau mungkin ingin dilakukan, atau mungkin diminta untuk dilakukan oleh orang lain. Tetapi kerana tugas-tugas ini tidak mendorong anda ke arah objektif yang lebih besar, tidak memberi makan jiwa anda, dan tidak perlu anda lakukan, anda lebih baik tidak melakukannya. Mereka harus dibiarkan atau anda harus menyerahkannya kepada orang lain.
Orang yang paling berjaya yang saya kenal mengatakan bahawa kerjaya yang hebat timbul daripada apa yang anda katakan tidak. Ia masuk akal kerana masa dan tenaga adalah sumber yang terhad untuk kita masing-masing dan bagaimana kita memilih untuk menghabiskan sumber daya berharga itu sangat penting. Perunding pengurusan dan jurulatih eksekutif menulis di dalam Kajian Perniagaan Harvard :
Senarai yang tidak boleh dilakukan akan memberi anda kejelasan dan kedamaian kerana akan ada rasa malu dan kegelisahan yang lebih rendah terhadap perkara-perkara yang anda fikir harus lakukan, atau lebih buruk lagi, telah memberitahu orang lain yang akan anda lakukan, tetapi menghadapi masalah untuk melakukannya. Ini juga akan memberikan ketelusan yang lebih besar dan meningkatkan hubungan anda dengan rakan sekerja dan pelanggan anda kerana anda tidak lagi akan membuat janji yang tidak dapat anda tunaikan.
Mungkin terdengar tidak intuitif - anda sudah cukup sibuk - tetapi luangkan sedikit masa, sekurang-kurangnya setengah jam, untuk membuat senarai yang tidak perlu dilakukan. Produktiviti yang anda perolehi pasti berbaloi. Inilah cara untuk memulakan:
1. Kumpulkan senarai umum calon untuk senarai yang tidak perlu anda buat.
Sekiranya anda mengesan bagaimana anda menghabiskan masa anda (yang patut dilakukan), kaji rekod anda untuk melihat tugas yang anda habiskan setiap hari. Lihat kalendar anda dan sebarang nota yang anda miliki yang akan menjelaskan bagaimana anda menghabiskan masa kerja anda. Apa sahaja yang anda habiskan untuk masa itu tidak secara langsung sesuai dengan matlamat dan visi jangka panjang anda untuk diri anda pasti menjadi calon. Begitu juga item yang telah lama ada dalam senarai tugas yang harus dilakukan, mengganggu anda, tetapi perkara itu masih belum dapat anda capai. Perkara yang diminta oleh orang lain untuk anda lakukan mesti termasuk dalam senarai calon yang berpotensi, kecuali mereka mendorong anda mencapai matlamat anda sendiri. Dan akhirnya, apa-apa tugas yang membuat hati anda tenggelam hanya untuk memikirkan harus menjadi calon untuk senarai yang tidak perlu dilakukan.
2. Tanya diri anda beberapa soalan.
Setelah mendapat calon calon anda untuk senarai yang tidak boleh dilakukan, cabar masing-masing dengan beberapa soalan. Mula-mula bertanya, 'Adakah tugas ini dapat membantu saya mencapai matlamat saya dan menyumbang kepada visi kejayaan saya?' Sekiranya jawapannya tidak, ikuti dengan bertanya, 'Adakah saya atau orang lain akan mengalami akibat negatif yang bermakna jika tugas ini tidak diselesaikan?' 'Adakah tugas ini penting atau penting?' Sekiranya jawapan kepada dua soalan terakhir ini juga tidak, tugas itu mesti masuk dalam senarai perkara yang tidak perlu dilakukan.
Sekiranya sesuatu kelihatan mendesak atau mustahak atau boleh membawa kesan negatif sekiranya perkara itu dibatalkan, tanyakan pada diri anda ini: 'Adakah saya harus menjadi orang yang melakukan tugas ini? Atau bolehkah saya memberikannya kepada orang lain dengan mendelegasikannya atau mengeluarkannya? ' Sekiranya ada cara untuk memberikan tugas ini kepada orang lain, ia harus masuk dalam senarai perkara yang tidak perlu dilakukan.
3. Sediakan beberapa jawapan.
Inti senarai perkara yang tidak boleh dilakukan adalah supaya anda bersedia dan cepat mengatakan tidak kepada tugas yang tidak sesuai dengan tujuan jangka panjang anda dan tidak perlu dilakukan oleh anda. Oleh kerana tugas baru ditambahkan ke senarai yang tidak perlu dilakukan, ada baiknya anda bersedia dengan beberapa jawapan pantas sekiranya ada orang (termasuk anda) meminta anda melakukan sesuatu yang tidak sesuai dengan misi anda.
Jurulatih kehidupan Blaz Kos mencadangkan sebenarnya menyediakan teks papan ketik yang boleh anda ambil dan masukkan e-mel dengan cepat jika anda ingin menolak permintaan dengan sopan agar anda melakukan sesuatu. Anda juga mungkin ingin menulis skrip yang boleh anda gunakan sendiri atau melalui telefon dan memberikan beberapa perkara yang anda juga harus bersedia untuk memberitahu diri anda setiap kali tugas yang tidak penting memunculkan kepalanya yang jelek.
4. Ulangi.
Oleh kerana anda dijemput untuk mengambil tugas baru, atau ketika anda mendapat idea baru yang ingin anda laksanakan, uji masing-masing terhadap soalan di atas. Adakah ia memenuhi kriteria yang sangat ketat untuk dimasukkan ke dalam senarai tugasan anda, atau adakah itu termasuk dalam senarai perkara yang tidak perlu dilakukan? Berhati-hatilah dalam melindungi masa dan tenaga anda sendiri dan gunakan papan pemuka atau skrip anda untuk menolak tugas yang diperlukan.
Semak senarai perkara yang tidak perlu dilakukan secara berkala - sekurang-kurangnya sekali setiap suku tahun, kata Kos. Semasa anda mengetahui, anda mungkin mahu menambahkan lebih banyak item ke dalam senarai. Siapa tahu? Mungkin suatu hari nanti senarai yang tidak perlu anda buat lebih panjang daripada senarai yang harus dilakukan.