Bulan lalu saya cukup bernasib baik untuk meluangkan masa untuk bercakap dengan Tom Sant, pakar terkemuka dunia dalam penulisan cadangan . Catatan ini mengandungi kemas kini pada trend penulisan cadangan, bersama dengan panduan lain yang dia berikan kepada saya pada masa lalu.
1. Memahami konsep
Cadangan adalah alat penjualan bukan paket maklumat. Tujuan cadangan adalah untuk membuat kes persuasif yang membawa kepada penjualan. Untuk memenangi perniagaan, cadangan anda mesti mengatasi rintangan berikut:
- Adakah saya tahu siapa ini? Sekiranya ini pertama kali pelanggan mengetahui tentang anda, cadangan anda akan dibuang.
- Adakah cadangan ini mematuhi? Sekiranya pelanggan memberikan templat untuk cadangan tersebut, cadangan yang tidak mengikut templat tersebut akan dibuang.
- Adakah cadangan ini masuk akal? Sekiranya ringkasan eksekutif tidak menentukan masalah dengan betul atau mencadangkan penyelesaian yang munasabah, cadangan itu akan dibuang.
- Adakah penyelesaian memberikan nilai? Daripada cadangan yang memenuhi minimum seperti yang dinyatakan di atas, yang akan menang adalah yang memberikan nilai paling banyak.
Langkah selebihnya menyediakan kaedah untuk membuat proposal yang mengatasi keempat-empat rintangan.
2. Teliti pelanggan.
Cadangan itu tidak akan berjaya sekiranya anda gagal menemui kriteria keputusan dan pembuat keputusan sebenar pelanggan. Ini mungkin sangat berbeza dengan kriteria dan pembuat keputusan yang ditentukan dalam Request For Proposal (RFP).
Oleh itu, anda mesti meneliti pelanggan - lebih baik menemu ramah orang dalam pelbagai kumpulan yang terlibat dalam keputusan - untuk memahami apa sungguh berlaku.
Harap maklum bahawa kumpulan yang berlainan kemungkinan akan mempunyai 'mengambil' yang berbeza mengenai apa yang diperlukan dan akan menggunakan istilah yang berbeza untuk menggambarkan keadaan. Sekiranya cadangan anda akan dinilai oleh jurutera dan akauntan, misalnya, anda perlu memahami kedua-duanya, dan dapat berkomunikasi dengan kedua-duanya.
3. Letakkan asas tanah yang sesuai.
Cadangan anda akan dibuang kecuali anda telah melakukan aktiviti pemasaran dan penjualan yang memberikan pengiktirafan di minda pembuat keputusan. Terdapat dua cara untuk melakukan ini:
Buat kehadiran awam. Ini terdiri daripada pengiklanan, jaringan sosial, perhubungan awam, menaja persidangan, menghantar penceramah ke persidangan, menerbitkan buletin, dan sebagainya.
Buat kehadiran peribadi. Ini terdiri daripada mewujudkan pengakuan melalui panggilan penjualan, pertemuan pelanggan, e-mel, nota, teks, dan panggilan telefon.
4. Pertimbangkan pendekatan anda.
Sekarang setelah anda membuat kajian dan meletakkan asas, sumbangkan pendapat mengenai situasi pelanggan dan pendekatan anda sendiri untuk menolong mereka. Gunakan soalan-soalan ini untuk memulakan perbincangan:
- Apakah masalah atau masalah pelanggan?
- Mengapa masalah ini penting bagi mereka?
- Bahagian perniagaan apa yang terjejas oleh masalah ini?
- Apakah matlamat korporat yang tidak tercapai kerana masalah ini?
- Bagaimana pelanggan akan mengukur kejayaan penyelesaiannya?
- Dari ukuran kejayaan ini, mana yang paling penting bagi mereka?
- Apa, tepatnya, yang akan kita usulkan?
- Bagaimana kita akan melakukan kerja ini?
- Apa bukti yang dapat kita tawarkan bahawa kita berkelayakan dan cekap?
- Janji kuantitatif (proposisi nilai) apa yang ingin kita buat?
- Bagaimana kita dapat menunjukkan bahawa nilai yang kita cadangkan untuk ditawarkan boleh dipercayai?
5. Tuliskan ringkasan eksekutif.
Bertentangan dengan kepercayaan popular, ringkasan eksekutif BUKAN ringkasan kandungan cadangan. Ini adalah ringkasan dari permasalahan asas, penyelesaian yang dicadangkan, dan hasil yang dijanjikan. Ringkasan eksekutif yang berkesan disusun seperti ini:
- Masalah, keperluan, atau matlamat.
- Hasil yang diharapkan.
- Gambaran keseluruhan penyelesaian.
- Seruan untuk bertindak.
Baca lebih lanjut: Cara Menulis Ringkasan Eksekutif
6. Tulis bahagian cadangan.
Badan ini mengandungi penjelasan terperinci tentang bagaimana anda akan melakukan kerja, orang yang terlibat, pengalaman anda sebelum berjaya dalam bidang ini, pelanggan sebelumnya yang anda bantu dalam projek serupa, dan bukti kecekapan teras anda dan kestabilan kewangan.
Dalam banyak kes, pelanggan akan menentukan struktur cadangan atau menyediakan templat. Sekiranya ada, ikuti struktur itu betul-betul . Menurut Sant, keputusan biasanya dibuat berdasarkan ringkasan eksekutif, tetapi gagal mengikuti templat secara automatik mendiskualifikasi anda, tanpa mengira.
7. Mengedit keseluruhan perkara tanpa ampun.
Penampilan sama pentingnya dengan kandungan. Tidak seharusnya ada kesalahan tatabahasa yang jelas dan minimum kesalahan tipografi. Sekiranya plat boiler (bahan standard dari cadangan lain) dimasukkan, ia mesti disesuaikan dengan teliti agar sesuai dengan keadaan pelanggan sendiri.
Berhati-hatilah untuk mengedit petikan yang mungkin mengandungi nama syarikat lain yang digunakan untuk boilerplate pada masa lalu. Banyak cadangan dilemparkan hanya kerana penulis proposal meninggalkan nama salah satu pesaing pelanggan dalam perenggan yang dicabut dari cadangan lama.
Sekiranya anda serius dengan cadangan, saya sangat mengesyorkan agar, selain melakukan penyuntingan dalaman anda, anda menyewa penyalin bebas untuk membincangkan keseluruhan cadangan. saya guna Teks Tulen , tetapi saya yakin ada perkhidmatan lain yang hampir sama baiknya.