Peti masuk saya sekarang mempunyai 93 e-mel, 15 daripadanya belum dibaca. Berapa banyak yang anda miliki?
Sejak beberapa tahun kebelakangan ini, Inbox Zero telah berkembang sebagai teknik pengurusan masa yang popular. Dibangunkan oleh Merlin Mann, Inbox Zero menganjurkan agar peti masuk e-mel anda sentiasa kosong. Penyokong Inbox Zero, menyombongkan diri bahawa mereka lebih hebat daripada kita yang lain. Oleh kerana mereka dapat mengekalkan peti masuk kosong, mereka telah mencapai otak yang lesu dan dapat lebih fokus pada perkara penting.
Ini menjadikan saya gila. Inbox Zero adalah membuang masa sepenuhnya. Saya menganggap diri saya hanya pakar dalam beberapa perkara di dunia ini, dan pengurusan masa adalah salah satu daripadanya. Mempunyai peti masuk yang terkini dan minimum sememangnya berharga, tetapi memastikan peti masuk saya berada pada angka sifar setiap hari adalah boros dan mengganggu.
Berikut adalah lima teknik pengurusan masa yang saya akan memilih Inbox Zero setiap hari dalam seminggu:
1. Bumerang
Boomerang adalah peluasan Gmail. Ini adalah satu-satunya alat pengurusan masa terbaik yang saya temui dalam kerjaya profesional saya. Sekiranya anda menunggu balasan dari e-mel yang anda kirimkan, anda boleh memilih agar e-mel itu muncul di bahagian atas peti masuk anda pada tarikh dan waktu pilihan anda, jika anda belum menerima balasan pada masa itu. Anda juga boleh menulis e-mel pada bila-bila masa sepanjang hari, dan menghantarnya di kemudian hari. Saya sering menulis e-mel pada pukul 11 malam atau 6 pagi, dan menggunakan Boomerang agar mereka menghantar waktu bekerja, supaya tidak mengganggu rakan sepasukan saya.
2. Trello
Trello adalah alat pengurusan tugas percuma, tersedia di web dan mudah alih. Trello membolehkan anda memprioritaskan tugas dan membentuk pelbagai senarai. Anda boleh mempunyai senarai 'Untuk Dilakukan Hari Ini', senarai 'Panggilan Untuk Membuat' dan banyak lagi. Pilihannya tidak berkesudahan.
Anda bahkan boleh meneruskan sebarang e-mel ke Trello. Di dalam papan Trello, klik 'Tunjukkan Menu', kemudian 'Lagi', kemudian 'Tetapan e-mel ke papan'. Anda akan mendapat alamat e-mel yang unik. Teruskan sebarang e-mel ke alamat e-mel ini dan mereka akan ditambahkan ke papan Trello anda.
Perkara ini sangat berguna untuk semua e-mel yang sebenarnya merupakan item yang Perlu Dilakukan, dan tidak semestinya sensitif pada masa tetapi yang anda ingin sampaikan pada satu ketika.
3. Penapis e-mel dan berhenti melanggan
Kedua-duanya mempunyai tujuan yang sama - langkau peti masuk. Menghentikan langganan dari senarai e-mel memerlukan masa, tetapi penjimatan masa yang luar biasa dan bernilai pelaburan. Untuk e-mel yang anda mahu dapatkan tetapi tidak perlu dibaca, seperti kupon ke kedai dan senarai surat kegemaran anda, sediakan penapis e-mel untuk melangkau peti masuk anda dan terus ke label e-mel.
Saya mempunyai label yang disebut 'Diskaun & Tawaran.' Dengan cara ini, setiap kali saya berada di pasaran untuk mendapatkan potongan harga, saya hanya pergi ke folder ini dan melihat apa yang ada.
4. Senarai Tiga Teratas
Membaca e-mel semasa mereka datang sepenuhnya sewenang-wenang dan reaktif - kebalikan dari yang diutamakan dan proaktif.
Daripada diborgol ke e-mel anda sepanjang hari, buatlah senarai setiap pagi dengan tiga perniagaan teratas dan tiga tugas peribadi teratas yang ingin anda selesaikan pada akhir hari. Saya menyimpan tiga senarai teratas saya di Trello. Kertas juga berfungsi, seperti tempat lain yang anda pilih untuk menyimpan senarai. Tugas harus cukup kecil untuk diselesaikan.
Sekiranya anda perlu menulis tinjauan prestasi dan sudah selesai dalam seminggu, tiga tugas teratas mungkin menghabiskan 30 minit untuknya hari ini.
5. Matikan SEMUA pemberitahuan e-mel
Anda tahu siapa anda - jika anda tidak dapat mengadakan perbualan tanpa memeriksa telefon atau jam tangan, berjanji saya akan mengambil masa 10 minit hari ini dan mematikan pemberitahuan.
Saya percaya bahawa tidak ada pemberitahuan sifar pada komputer riba, dan hanya pemberitahuan pesanan teks di telefon. Membuka e-mel secara berterusan hanya untuk membalas segera atau mengeluarkannya dari peti masuk anda, walaupun anda akan menggunakan Boomerang untuk menangguhkannya sehingga hari lain, memerlukan pertukaran tugas tanpa henti.
Penyelidikan telah membuktikan bahawa multitasking tidak cekap, dan kita yang dapat menumpukan perhatian pada satu tugas mempunyai kelebihan besar. Sekiranya anda tidak dapat mematikan semua pemberitahuan, matikan seberapa banyak yang anda boleh.
6. Hanya katakan tidak
Dan akhirnya, jika semuanya gagal, katakan saja tidak. Ini adalah mitos bahawa anda mesti memenuhi semua permintaan.
Jangan menjadi orang yang kasar dan hantu, tetapi jika anda mempunyai tugas yang nampaknya tidak cukup penting untuk dilakukan minggu ini, beritahu orang itu bahawa anda tidak boleh menolong mereka. Atau, cari jalan untuk menolong mereka yang memerlukan masa lima minit atau kurang dari masa anda. Dan, jika anda mengenali orang lain yang mungkin menghargai peluang untuk melakukan tugas itu, lihat apakah anda dapat berkolaborasi dan melibatkan orang lain untuk mengerjakan tugas tersebut.