Catatan editor: Kolumnis Inc.com Alison Green menjawab soalan mengenai masalah tempat kerja dan pengurusan - semuanya bermula bagaimana berurusan dengan bos pengurusan mikro bagaimana untuk bercakap dengan seseorang dalam pasukan anda mengenai bau badan.
Seorang pembaca menulis:
Apa perasaan anda menggunakan emoticon (wajah tersenyum, dll.) Dalam e-mel profesional? Reaksi pertama saya adalah tidak, mereka terlalu kekanak-kanakan dan tidak profesional, tetapi kemudian saya kadang-kadang mahu menggunakannya untuk menambahkan sedikit kelonggaran pada e-mel, atau melembutkan bahasa, atau menyampaikan mesej mesra. Oleh kerana e-mel kadang-kadang boleh diambil dengan cara yang salah, saya merasa lebih senang kadang-kadang hanya menambahkan emotikon berbanding menghabiskan masa untuk mencuba sesuatu dengan sempurna sehingga penerima mendapat maksud saya. Tetapi saya biasanya berhenti melainkan saya mengenali orang itu dengan baik atau dia telah menggunakannya dalam e-mel kepada saya. Apa pendapat anda?
Alison Green menjawab:
Di kebanyakan pejabat, mereka baik-baik saja secara sederhana. Sekiranya anda menerima emoticon wajah senyum tunggal dalam e-mel profesional dari rakan sekerja, anda sangat tidak mungkin berfikir, '' Eeeewww. Saya dulunya menganggap anda berkelas dan profesional, tetapi sebenarnya anda kelihatan seperti remaja. '
Ini menganggap, tentu saja, bahawa orang tersebut tidak menggunakan lima daripadanya, atau menggunakannya dalam setiap komunikasi, atau menemani mereka dengan mesej yang ditulis dalam fon merah jambu atau Comic Sans, atau sebagainya.
Dan banyak orang menggunakannya dengan cara yang anda jelaskan - untuk memastikan bahawa mesej tidak dibaca dengan nada yang salah. Selagi ia digunakan dengan hemat, mereka dapat menjadi cara cepat untuk menyampaikan 'ini dimaksudkan dengan hangat' apabila pesan tersebut berisiko dibaca sebagai sejuk atau kritikal. Sudah tentu, ia harus menjadi mesej yang masuk akal - anda tidak boleh menghantar kata-kata buruk mengenai pekerjaan mengerikan yang dilakukan oleh rakan sekerja anda dalam projek dan meletakkan wajah tersenyum pada akhir, seolah-olah itu secara ajaib akan membuat mesej lebih bagus.
Sudah tentu, seperti apa sahaja, anda ingin mengetahui budaya pejabat anda; jika anda berada di tempat kerja di mana emotikon Tidak Selesai, anda berisiko kelihatan tidak lembut atau tidak profesional jika anda menggunakannya. Dan anda tidak boleh menggunakannya dalam e-mel carian pekerjaan atau konteks formal yang lain - bukan sahaja mereka merasa tidak senang di sana, tetapi anda harus meluangkan cukup masa dan memikirkan perkataan mesej yang anda tidak perlukan wajah senyum untuk singkatan pula. Dan jika anda melakukannya, itu mungkin satu petanda bahawa anda perlu menulis semula mesej supaya nada tidak jelas tanpa bantuan emotikon.
Ingin mengemukakan soalan anda sendiri? Hantar ke alison@askamanager.org .