Dalam dunia yang menggunakan media digital seperti dalam kehidupan sebenar, kita semua harus belajar berfikir lebih seperti penulis.
Walaupun anda pergi ke pejabat setiap hari, anda mungkin menghabiskan sebahagian besar masa anda untuk bercakap dengan rakan sekerja, pelanggan atau pelanggan melalui e-mel . Atau, semakin meningkat, melalui teks atau aplikasi pesanan. Sekiranya anda bekerja dari rumah atau menjalankan perniagaan sendiri, anda mungkin akan bekerja seharian tanpa bercakap dengan kuat kepada manusia lain. Tiada penghakiman; Saya juga pernah ke sana.
Ini bermakna, tidak kira berapa banyak anda membenci bahasa Inggeris di sekolah menengah atau komposisi di kolej, anda seorang penulis. Jangan berharap akan datang selepas kerja saya dalam masa terdekat - saya akan memperjuangkannya - tetapi anda harus mengambil kemahiran dengan serius dan memahami sedikit tentang cara menyampaikan mesej melalui perkataan bertulis.
Kunci komunikasi bertulis yang dilupakan oleh kebanyakan orang
Sebilangan besar daripada kita menulis komunikasi perniagaan dengan mempertimbangkan tujuan kita: maklumat yang perlu kita kongsi atau apa yang kita mahu penerima lakukan untuk kita. Mesejnya sering hilang, kerana kita melupakan satu elemen asas dari sebarang penulisan: khalayak.
Memahami khalayak anda adalah mustahak untuk menulis sesuatu yang masuk akal bagi mereka - dan oleh itu, mendorong mereka ke tindakan atau pemahaman apa sahaja yang anda ingin capai. Betul sama ada anda menulis buku untuk orang ramai atau mesej berbual dengan rakan sekerja tunggal.
Anda akan membuang banyak masa dengan salah faham jika anda tidak meluangkan masa untuk memahami orang di seberang mesej anda. Meminjam dari cara pembangun perisian merancang projek dengan bekerja terlebih dahulu untuk memahami pengguna akhir mereka, saya menentukan penonton menggunakan apa yang saya sebut sebagai ' kisah pembaca . '
Ini adalah kaedah mudah untuk menggariskan siapa mereka dengan cepat, apa yang mereka tahu, bagaimana mereka berfikir, apa yang mereka mahukan dan mengapa mereka menginginkannya. Anda perlu mengetahui perkara-perkara ini jika anda mahu mesej anda dihantar dengan baik, sama ada anda berkongsi berita mengenai polisi baru dengan kakitangan anda atau hanya memberi mereka arahan ke pesta percutian.
Untuk membuat cerita pembaca, isikan tempat kosong dalam pernyataan ini: Sebagai [jenis orang], mereka mahukan [beberapa tujuan] sehingga [ada sebab].
Cara membuat pesanan untuk mencapai matlamat setiap orang
Inilah contoh yang saya hadapi setiap hari di The Penny Hoarder. Saya menguruskan pasukan editorial yang berinteraksi dengan pasukan penjualan kami. Secara semula jadi, kita bertutur dalam pelbagai bahasa dan mempunyai tujuan yang seolah-olah bersaing. Cerita pembaca mengenai pasukan jualan kami mungkin kelihatan seperti ini:
Semasa saya berbual dengan wakil jualan mengenai sama ada pengiklan sesuai untuk kami, saya hanya boleh bercakap mengenai matlamat pasukan saya untuk menulis kandungan yang menarik:
Atau, saya boleh mempertimbangkan tujuan dan motivasi wakil jualan dan menulis dengan mempertimbangkannya:
Spoiler: Saya belajar melakukan yang terakhir, dan lebih berkesan untuk mencapai matlamat kedua-dua pasukan. Sebaliknya, pasukan penjualan kami memahami motivasi editorial kami, dan mereka bercakap dengan kami dengan mempertimbangkannya.
Ini juga sesuai dengan jargon. Jangan membebankan penerima dengan mesej yang penuh dengan kata kunci, akronim atau bahasa khusus industri jika anda tahu bahawa mereka tidak mungkin berada dalam keadaan baik. Itu hanya akan membuat mereka merasa bodoh atau menimbulkan kekeliruan anda harus menghabiskan masa untuk menyelesaikannya.
Sebaliknya, luangkan masa sebentar untuk menentukannya dengan kisah pembaca sebelum melepaskan e-mel atau teks anda untuk mengetahui apa yang mereka lakukan dan tidak tahu.