Terlepas dari pekerjaan atau industri anda, tidak selalu ada cukup jam dalam sehari untuk menyelesaikan semuanya. Kesannya, anda sentiasa merasa seperti selalu ketinggalan. Dan itu tidak baik untuk produktiviti atau kesihatan anda.
Jadi, apa jawapannya? Bekerja lebih banyak jam?
Tidak semestinya. Seperti yang dijelaskan oleh Bob Sullivan di CNBC.com, 'Penyelidikan yang cuba mengukur hubungan antara jam bekerja dan produktiviti mendapati bahawa output pekerja turun dengan mendadak setelah 50 jam seminggu bekerja, dan jatuh dari tebing setelah 55 jam - begitu banyak bahawa seseorang yang meletakkan 70 jam tidak menghasilkan apa-apa lagi dengan 15 jam tambahan itu, menurut kajian yang diterbitkan tahun lalu oleh John Pencavel dari Stanford University. '
Daripada meluangkan masa tambahan, anda boleh menjadi lebih berkesan di tempat kerja dengan memberi tumpuan kepada perkara yang penting. Dan anda boleh memulakannya dengan ASAP dengan mengikuti sepuluh petua mudah ini.
1. Potong lemak.
Anda baru sahaja diberikan projek besar. Secara semula jadi fikiran anda berpacu dengan sejuta pemikiran yang berbeza tentang di mana untuk memulakan dan apa yang anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Hasilnya, anda mula membuat senarai yang perlu dilakukan secara besar-besaran.
Masalah dengan senarai to-do-out-to-do-list yang tidak dapat dikawal ini adalah bahawa mereka terlalu banyak dan mengelakkan anda menjadi produktif. Ini kerana anda melakukan pelbagai tugas dan mengarahkan tenaga anda ke tugas dan aktiviti yang tidak penting.
Sebagai gantinya, biarkan senarai ke senarai anda tetap ramping dengan hanya memusatkan perhatian kepada 3 hingga 5 tugas anda yang paling mendesak, penting, dan mencabar untuk hari ini, atau sebagai tugas terpenting (MIT) anda. Fokus pada satu tugas pada satu masa sebelum beralih ke tugas yang kurang kritikal. Apabila anda melakukannya, anda akan merasa lebih produktif dan kurang cemas.
Lou Babauta dari ZenHabits menunjukkan bahawa sekurang-kurangnya salah satu MIT anda harus berkaitan dengan matlamat anda dan anda harus mengusahakannya di AM Sama ada di rumah atau di pejabat, atasi perkara pertama MIT anda pada waktu pagi.
Menurut Lou, 'Sekiranya anda menangguhkannya nanti, anda akan sibuk dan kehabisan masa untuk melakukannya. Keluarkan mereka, dan sepanjang hari adalah kuah! '
2. Ukur hasil anda, bukan masa anda.
Berkaitan dengan produktiviti, kita sering menumpukan pada berapa lama sesuatu dapat diselesaikan; berbanding dengan apa yang sebenarnya kita capai dalam sehari. Contohnya, anda hanya menghabiskan empat jam untuk menulis catatan blog 1,000 perkataan. Anda mungkin sedikit bingung kerana itu mengambil sebahagian besar hari anda.
Tetapi, bagaimana jika anda memfokus pada bahagian yang lebih kecil dari catatan blog? Sebagai contoh, anda membahagikan lima bahagian 200 perkataan, memformatnya dengan betul, menambahkan tajuk, menjalankan pemeriksaan ejaan dan menambahkan gambar. Tiba-tiba anda menyedari bahawa anda sebenarnya sudah selesai banyak dalam jangka masa tersebut.
Sebenarnya, penyelidikan dari pasukan Behance mendapati 'bahawa meletakkan kepentingan pada jam dan kehadiran fizikal daripada tindakan dan hasil membawa kepada budaya ketidakcekapan (dan kegelisahan).'
'Tekanan yang diperlukan untuk duduk di meja anda sehingga waktu tertentu mewujudkan budaya seperti kilang yang mengabaikan beberapa undang-undang asas penjanaan idea dan sifat manusia: (1) Apabila otak lelah, ia tidak berfungsi dengan baik, (2) Penjanaan idea terjadi dengan syaratnya sendiri, (3) Ketika Anda merasa terpaksa melakukan di luar kemampuan anda, Anda mulai membenci apa yang anda lakukan. '
Salah satu cara untuk membantu anda mengukur hasil dan bukannya masa adalah dengan membuat senarai yang telah selesai. Ini hanyalah catatan berterusan dari semua yang anda selesaikan dalam sehari. Dengan menyimpan senarai ini, anda akan merasa lebih bermotivasi dan fokus kerana anda sebenarnya dapat melihat apa yang anda capai.
Selain itu, menurut pengasas bersama Buffer, Leo Widrich, senarai selesai membolehkan 'anda mengkaji hari anda, memberi anda peluang untuk meraikan pencapaian anda, dan membantu anda merancang dengan lebih berkesan.'
3. Mempunyai penyesuaian sikap.
Pasukan Mind Tools menyatakan bahawa kita lebih berkesan bekerja ketika kita mempunyai 'sikap positif.'
'Orang-orang dengan sikap yang baik mengambil inisiatif setiap kali mereka dapat. Mereka dengan rela hati menolong rakan sekerja yang memerlukan, mereka melepaskan kelonggaran ketika seseorang sedang sakit, dan mereka memastikan bahawa pekerjaan mereka dilakukan dengan standard tertinggi. '
Dan, anda tidak akan pernah mendengar mereka mengatakan bahawa karya mereka adalah 'Cukup baik.' Ini kerana mereka pergi ke atas dan seterusnya.
Selain itu, sikap yang baik di tempat kerja akan membantu anda menetapkan piawaian untuk pekerjaan anda, memastikan bahawa anda mengambil tanggungjawab untuk diri sendiri, dan membuat keputusan lebih mudah kerana ia berdasarkan intuisi anda. 'Sifat terpuji ini sukar dijumpai di banyak organisasi. Tetapi menunjukkan keputusan dan integriti yang beretika dapat membuka banyak pintu untuk anda di masa depan. '
4. Berkomunikasi, berkomunikasi, berkomunikasi.
Tidak kira sama ada anda bebas, usahawan, atau pekerja, ada kalanya anda perlu bekerja dengan orang lain. Oleh itu, anda harus memperkuat kemahiran komunikasi dan kolaborasi anda. Apabila anda melakukannya, anda akan menghilangkan kerja-kerja yang tidak perlu dan membuang masa daripada membetulkan salah faham dan miskomunikasi.
Anda boleh bermula dengan meningkatkan kemahiran mendengar aktif anda dan terus berada dalam satu topik ketika berkomunikasi. Contohnya, semasa menyusun e-mel, simpan pendek dan tepat. Jangan membuang terlalu banyak maklumat dalam mesej kerana hanya akan mengelirukan penerima.
5. Buat dan ikuti rutin.
'Kita adalah makhluk yang mempunyai kebiasaan, dan begitu juga otak kita. Apabila kita membuat rutin, kita dapat melaksanakan tugas dengan lebih cepat kerana kita tidak perlu 'memikirkan' tugas itu - atau mempersiapkannya - sebanyak mungkin, dan dapat bekerja secara automatik, 'kata Hallie Crawford, jurulatih, pembicara kerjaya yang diperakui , dan pengarang.
Bagi saya, saya menggunakan alat pengurusan kalendar dalam talian untuk membuat dan mengikuti rutin berikut:
6. Mengautomasikan lebih banyak tugas.
Mahu rahsia menyelesaikan lebih banyak perkara? Kurangkan jumlah keputusan yang harus anda buat sepanjang hari. Itulah sebabnya Mark Zuckerberg memakai pakaian yang sama selama bertahun-tahun. Kebanyakan hari dia masih melakukannya. Ia mengelakkan keletihan. Akan tetapi saya akan mengatakan bahawa saya mencuba ini dan sukar untuk hubungan saya dengan isteri. Pastikan anda menemui baki wang anda.
'Rahsia berlawanan dengan intuisi untuk menyelesaikan sesuatu adalah menjadikannya lebih automatik, jadi mereka memerlukan lebih sedikit tenaga,' tulis Tony Schwartz, presiden dan CEO The Energy Project, dalam Harvard Business Review.
'Ternyata kita masing-masing memiliki satu takdir kehendak dan disiplin, dan itu semakin habis oleh tindakan pengaturan diri yang sadar. Dengan kata lain, jika anda menghabiskan tenaga untuk menentang kuki coklat wangi, anda akan mempunyai lebih sedikit tenaga untuk menyelesaikan masalah yang sukar. Kehendak dan disiplin menurun tanpa henti seiring dengan hari yang akan berlalu. '
Dengan kata lain, bina rutin dan tabiat agar anda tidak membuat keputusan. Anda hanya buat. Oleh itu mengapa Zuck memakai pakaian yang sama setiap hari. Dengan menghilangkan kebodohan atau kebodohan itu, dia dapat menumpukan seluruh tenaganya pada keputusan kerja yang lebih penting.
7. Berhenti berbilang tugas.
Kita semua percaya bahawa kita berbilang tugas. Sebenarnya, manusia tidak mampu melakukan banyak perkara sekaligus.
'Orang tidak dapat melakukan banyak tugas dengan sangat baik, dan ketika orang mengatakan dapat, mereka menipu diri sendiri,' kata ahli sains saraf Earl Miller. 'Otak sangat pandai menipu dirinya sendiri.'
Sebaliknya, kita mengalihkan perhatian kita dari satu tugas ke tugas yang lain dengan cepat.
'Beralih dari tugas ke tugas, anda fikir anda sebenarnya memperhatikan semua yang ada di sekeliling anda pada masa yang sama. Tetapi anda sebenarnya tidak, 'kata Miller.
'Anda tidak memperhatikan satu atau dua perkara secara serentak, tetapi beralih di antara mereka dengan sangat cepat.'
Malah, para penyelidik mendapati bahawa mereka sebenarnya dapat melihat otak bergelut ketika melakukan pelbagai tugas.
Oleh itu, apabila anda mempunyai keinginan untuk melakukan pelbagai tugas, berhenti. Tarik nafas dan kemudian kembali untuk fokus pada satu perkara yang perlu diselesaikan sekarang. Setelah selesai, anda boleh beralih ke perkara lain.
8. Manfaatkan penundaan anda.
Ini mungkin terdengar tidak produktif. Tetapi, sebenarnya ada kaedah untuk kegilaan di sini.
Menurut Undang-undang Parkinson, yang dinamai setelah sejarawan Cyril Northcote Parkinson, 'Jika anda menunggu hingga saat-saat terakhir, hanya perlu satu minit untuk dilakukan.'
Cuba pertimbangkan. Anda sudah mempunyai tarikh akhir untuk bekerja selama sebulan, tetapi anda mengetepikannya pada minggu terakhir.
Ini tidak memberi anda kebenaran untuk menunggu sehingga jam 11. Ia, menurut Thai Nguyen dari TheUtopianLife.com, memberikan 'pengaruh yang baik untuk kecekapan: mengenakan tarikh akhir yang lebih pendek untuk sesuatu tugas, atau menjadwalkan pertemuan sebelumnya.'
9. Meredakan tekanan.
Oleh kerana tekanan boleh menyebabkan masalah fizikal, emosi, dan tingkah laku - yang boleh mempengaruhi kesihatan, tenaga, kesejahteraan, dan kewaspadaan mental anda - tidak menghairankan bahawa tekanan menghalang prestasi kerja anda.
Berita baiknya ialah anda mungkin dapat menghilangkan tekanan di tempat kerja.
Menurut Persatuan Psikologi Amerika, 'strategi menghilangkan tekanan yang paling berkesan ialah bersenam atau bermain sukan, berdoa atau menghadiri ibadah agama, membaca, mendengar muzik, menghabiskan masa dengan rakan atau keluarga, mendapatkan urutan, pergi keluar berjalan-jalan , bermeditasi atau melakukan yoga, dan menghabiskan masa dengan hobi kreatif. '
Strategi yang paling tidak berkesan, bagaimanapun, adalah perjudian, membeli-belah, merokok, minum, makan, bermain permainan video, melayari Internet, dan menonton TV atau filem selama lebih dari dua jam. '
Satu lagi teknik pengurusan tekanan yang berkesan adalah meningkatkan kawalan keadaan anda terlebih dahulu. Anda boleh memulakan dengan merancang esok malam sebelumnya dan mengikuti rutin anda. Dengan cara ini anda tahu apa yang diharapkan pada waktu pagi.
10. Lakukan lebih banyak kerja yang anda gemari.
Tidak semua orang cukup istimewa untuk melakukan apa yang anda sukai untuk mencari nafkah. Walaupun anda mengejar impian anda dan mengikuti hasrat anda, masih akan ada tugas yang tidak anda gemari. Dalam kedua-dua keadaan, tumpukan perhatian lebih kepada pekerjaan yang sebenarnya anda gemari.
Contohnya, jika anda seorang tukang masak, anda pasti suka memasak. Daripada menghabiskan hari-hari anda dengan melakukan tugas-tugas pentadbiran, luarkan atau serahkan tugas-tugas tersebut supaya anda dapat menghabiskan lebih banyak masa di dapur atau di pasar untuk mencari bahan-bahan segar.
Apabila anda melakukannya, anda akan merasa lebih puas, terinspirasi, dicabar, dan produktif.