Saya telah menjadi pekerja jarak jauh selama kira-kira tiga tahun sekarang, dan saya telah belajar bagaimana menjadi produktif ketika berada di rumah, dan juga bagaimana menguruskan pasukan terpencil sebagai pengasas syarikat. Tetapi, saya akan jujur - saya memerlukan masa yang lama untuk mengetahui bagaimana membuat kerja jarak jauh berkesan. Saya terbiasa diganggu setiap langkah dengan komunikasi dan e-mel masa nyata, saya hanya menganggap bahawa begitulah keadaan semua orang.
Semasa saya bekerja sendiri dan mula mendiagnosis masalah terganggu sepanjang masa, saya mendapati bahawa sebahagian besar masa saya yang tidak produktif dihabiskan untuk memberi dan mengumpulkan kemas kini status dari semua orang yang saya bekerjasama. Orang yang kurang berpengetahuan adalah - terutama orang yang berada dalam kedudukan kepemimpinan - tentang apa yang saya lakukan, semakin banyak e-mel, pesanan teks dan mesej sembang yang mereka hantar kepada saya. Sebilangan pemimpin baik-baik saja kerana tidak bersikap tegas, tetapi ada yang merasa gelisah jika mereka tidak mendengar kabar dari anda setiap jam. Itu membuang masa untuk semua orang.
Oleh itu, saya membuat satu perubahan yang memberi kesan besar. Saya mula menghantar e-mel setiap Isnin pagi dengan tajuk subjek 'Rancangan saya untuk minggu ini.' Dalam e-mel ini, saya akan memberitahu penerima dengan tepat apa rancangan saya untuk minggu ini dan bertanya sama ada mereka mempunyai pertanyaan atau apa-apa penyesuaian yang ingin mereka buat mengikut keutamaan saya.
Ia kelihatan seperti ini:
Hai, semua - Keutamaan saya minggu ini adalah memberi tumpuan kepada penerbitan catatan blog & menyelesaikan rancangan pemasaran & perkongsian kami.
Berikut adalah beberapa aktiviti yang akan saya jalankan:
Hantarkan artikel 'panduan kerja dari rumah' di intranet.
Buat draf rancangan pemasaran yang telah kita bincangkan minggu lalu, dengan tujuan untuk mendapatkan persetujuan pada akhir minggu ini.
Saya mempunyai beberapa pertemuan dengan rakan kami minggu ini. Saya akan menghantar ringkasan perbincangan tersebut.
Terima kasih! Sekiranya anda mempunyai pertanyaan atau ingin melihat penyesuaian keutamaan saya, sila beritahu saya.
Terima kasih!
- Robbie
Bergantung pada aktiviti pada minggu itu, saya juga akan memasukkan bahagian 'apa yang saya selesaikan minggu lalu'. Bahagian itu kelihatan seperti ini:
Minggu lalu, saya dapat menerbitkan catatan blog jauh, bercakap dengan tiga rakan kongsi kami, dan saya menyelesaikan draf rancangan pemasaran kami yang telah kami bincangkan minggu lalu. Saya berharap rancangan pemasaran dapat diselesaikan, tetapi saya masih menunggu Suzy kembali dari percutian dan saya akan mengulasnya semula ketika dia kembali minggu ini.
Ini adalah e-mel yang berguna untuk dihantar kepada pelanggan, tetapi juga berguna secara dalaman. Sekiranya anda pengasas atau Ketua Pegawai Eksekutif syarikat, e-mel anda kepada kakitangan akan kelihatan seperti ini:
Hai, semua - Inilah keutamaan dan arahan kami untuk minggu ini.
Kita perlu meningkatkan penjualan lebihan inventori kita. Bolehkah pasukan pemasaran menyusun rancangan untuk menjual semua inventori yang tidak digunakan di gudang kami? Sekiranya kami tidak menjualnya dalam 30 hari, kami mesti membuang inventori.
Kempen e-mel kami berjaya. Mari lakukan lebih banyak daripada mereka. Mari beralih dari 1 e-mel seminggu ke 2 e-mel seminggu.
Batalkan semua perjumpaan yang tidak perlu yang tidak berkaitan dengan tujuan penjualan selama 30 hari akan datang. Kami berada dalam keadaan yang tidak stabil, dan saya ingin agar kita fokus pada tweak yang boleh kita buat. Saya tahu ada di antara anda yang mengadakan pertemuan penting dengan saya, tetapi jika tidak berkaitan dengan penjualan, sila jadualkan semula jemputan untuk sekarang.
- Robbie
Anda juga boleh meminta pasukan anda untuk menghantar kemas kini mingguan yang serupa mengenai apa yang telah mereka capai dan rancangan mereka untuk minggu yang akan datang.
Apabila saya dan pasukan menghantar e-mel seperti ini, pelanggan dan rakan sepasukan biasanya menyukainya. Ini mengurangkan kegelisahan mereka dan memberi mereka lebih banyak penglihatan mengenai apa yang menjadi tumpuan setiap orang. Juga, gangguan berkurang dengan ketara kerana penerima diyakinkan bahawa anda berada di atas segala sesuatu, dan tidak memerlukan peringatan untuk berfungsi sepanjang masa.
E-mel satu ini dapat menjimatkan banyak masa syarikat anda.
