Ini cerita pertama kali muncul pada The Muse , destinasi Web dengan peluang pekerjaan yang menarik dan nasihat kerjaya pakar.
Hanya kerana ciri hantar asal Google baru-baru ini dilancarkan tidak bermaksud anda jelas mengenai kesilapan e-mel. Lagipun, apabila anda bekerja secepat yang anda lakukan, masuk akal bahawa anda akan terus berulang-ulang. Walaupun anda seorang perfeksionis.
Sebenarnya, ada beberapa perkara yang akhirnya dilakukan oleh semua profesional pada satu ketika atau yang lain — dalam kerjaya mereka (jika tidak sekali setahun). Oleh itu, bukannya panik, ikuti petunjuk kami.
1. Mengklik Kirim Sebelum Anda Diharapkan
Sukar untuk tetap tenang setelah anda secara tidak sengaja mengirim setengah e-mel kepada seseorang — terutamanya ketika anda merancang untuk menyemak semula kerana dipenuhi dengan kesalahan ketik, tanda seru yang berlebihan, dan beberapa perkataan yang mudah disalahtafsirkan.
Tetapi jangan luangkan 10 minit berikutnya untuk meneliti aplikasi penjejakan e-mel untuk melihat sama ada penerima anda telah membuka mesej tersebut. Sebagai gantinya, selesaikan e-mel asal dengan cepat (anda tidak lagi mempunyai banyak masa untuk menyuntingnya), dan tulis perkara berikut di bahagian atas:
Saya melakukan kesalahan dengan mengklik hantar sebelum menyelesaikan e-mel, jadi sila abaikan yang sebelumnya. Maaf atas kekeliruan!
2. Membalas Semua Secara Tidak sengaja
Kesalahan ini terdapat dalam dua senario: Satu, anda menghantar sesuatu yang tidak rahsia, tetapi tidak dimaksudkan untuk dibaca oleh semua orang — seperti e-mel kepada atasan anda mengenai waktu percutian. Atau dua, anda menghantar komen tegas kepada rakan sekerja mengenai rakan sekerja yang hanya bertujuan untuk dilihat oleh rakan karib.
Untuk senario pertama, cuba:
Hai [kumpulan yang anda balas semua],
Ups - yang ditujukan untuk [penerima asal]. Saya minta maaf kerana menyumbat peti masuk anda!
Dan untuk senario kedua, pergi dengan:
Maaf kerana menyumbat peti masuk anda! Saya pasti bahawa e-mel disalahertikan dengan mudah di luar konteks — sila abaikan.
Menghantarnya adalah permulaan, tetapi anda masih belum tahu. Ini bukan slip biasa yang dapat diperbaiki dengan mudah. Mendekati siapa sahaja yang anda tersinggung secara peribadi (atau melalui telefon), dan meminta maaf — tidak kira betapa tidak selesanya. Kemudian, baca ini untuk pendekatan langkah demi langkah mengenai bagaimana untuk memulihkan diri dari jenis kesalahan kerja yang lebih serius ini.
3. Membuat Kesalahan Ketik
Sebilangan besar kesalahan ketik tidak memerlukan nota susulan, tetapi kita semua tersandung pada perkara yang sangat diperlukan yang memerlukan penjelasan. Mungkin kesalahan ketik mengubah makna apa yang sebenarnya anda cuba sampaikan. Atau, mungkin terdapat begitu banyak yang membuat anda kelihatan sedikit buta huruf.
Daripada berharap agar penerima anda mengabaikan kesalahan ketik sebagai kesalahan, beritahu dia:
Wow, saya bermaksud menaip [perkataan yang dieja dengan betul], bukan yang saya hantar lebih awal! Berikut adalah lebih kerap melakukan pemeriksaan ejaan.
4. Mengirim e-mel kepada Orang yang Salah
Kesalahan ini, sekali lagi, datang dalam dua senario yang berbeza. Sama ada anda menghantar mesej berkaitan syarikat kepada Colleague Two dan bukannya Colleague One, atau anda secara tidak sengaja menghantar maklumat sensitif kepada seseorang di luar syarikat.
Untuk senario pertama, tulis:
Maaf, e-mel ini ditulis untuk orang lain! Saya tahu anda menerima banyak mesej, jadi hapus semua ini.
Senario terakhir tentu saja jauh lebih serius. Sebelum anda menghubungi penerima yang salah, nyatakan akibatnya dengan memberi tahu pengurus anda apa yang berlaku — dan mengetahui betapa sensitifnya maklumat yang anda bocorkan. Kemudian, berdasarkan arahan pegawai atasan anda, minta maaf kepada pihak luar, dan dengan sopan meminta dia untuk menghapus mesej anda.
Apakah kesalahan e-mel sehari-hari yang lain, dan bagaimana anda memulihkannya? Beritahu saya tentang mereka di Twitter ?