Walaupun kita belum mengawal robot humanoid dari keselesaan rumah kita seperti watak-watak dalam filem 2009 Pengganti , semakin banyak interaksi harian kita-; profesional dan peribadi-; dilakukan melalui kaedah maya.
Oleh kerana pemilik perniagaan merangkumi acara maya sebagai kaedah yang menjimatkan kos untuk mencapai pelbagai tujuan, termasuk webinar, latihan, dan persidangan, penting untuk memastikan bahawa komunikasi yang berkesan tidak diperdagangkan untuk penjimatan. Walaupun tidak mungkin perjumpaan akan menggantikan keperluan usahawan untuk bertemu secara langsung, kemudahan penggunaan dan kemudahannya dapat meningkatkan produktiviti perniagaan anda. Walau bagaimanapun, perjumpaan maya tidak sesuai untuk setiap keadaan, jadi mengetahui kapan dan bagaimana menggunakan teknologi ini sangat penting.
Donna Dennis, presiden Perundingan Penyelesaian Kepimpinan, dan pencipta dan fasilitator Persatuan Pengurusan Amerika seminar tiga hari pada Pasukan Maya dan Jauh Terkemuka , mengatakan bahawa teknologi menjadi fokus utama; di suatu tempat antara BlackBerry dan e-mel orang, banyak pemimpin kehilangan hubungan. 'Sekarang fokusnya adalah untuk menguruskan tugas, hubungan, dan teknologi,' kata Dennis, yang mengulas lebih lanjut dalam bukunya yang akan datang Pengurusan Pengetahuan dan E-Pembelajaran.
Lee E. Miller, pelatih yang mempengaruhi dan pengarang UP: Pengaruh, Kekuatan dan Perspektif U: Seni Mendapatkan Apa yang Anda Mahukan , menambah, 'Kesalahan terbesar yang dilakukan orang adalah menganggap bahawa mempengaruhi ketika anda bertemu secara langsung sama dengan mempengaruhi ketika anda berinteraksi secara hampir. Ianya bukan. Peraturannya berbeza kerana orang bertindak balas secara berbeza ketika mereka berinteraksi secara hampir. '
Berikut adalah beberapa petua untuk membantu anda mengadakan perjumpaan maya yang berjaya.
5 Petua Mengadakan Mesyuarat Maya: Cara Menyiapkan
'Perkara pertama yang kita lakukan sebelum memutuskan teknologi dan perisian apa yang diperlukan adalah menentukan siapa khalayak yang mengambil bahagian dan maklumat apa yang dikongsi,' kata Drew Bowers, seorang psikologi penyelidikan di Kumpulan Faktor Manusia University of Dayton Research Institute. 'Kami mendapati bahawa yang terbaik bagi pembentang untuk merancang data atau persembahan mereka sesuai dengan lingkungan yang akan mereka persembahkan, atau memilih lingkungan terbaik untuk mewakili data yang mereka miliki.' Bowers berkata, 'Anda tidak boleh sekadar mengambil persembahan yang anda berikan di hadapan penonton langsung di sebuah persidangan dan memaparkannya di monitor video untuk khalayak maya dan mengharapkan hasil yang sama, kerana anda terhad, hingga tahap , bagaimana anda boleh berinteraksi dengan khalayak maya anda.
inlinebuyerzonewidget
Dennis menunjukkan bahawa semasa anda menjadualkan perjumpaan di lokasi fizikal, anda boleh menjadi lebih santai mengenai agenda mesyuarat dan menyediakan bahan. Anda juga mempunyai kelebihan untuk membuat para hadirin cepat di lorong, di mesin kopi, dll. Namun, perjumpaan maya yang berjaya memerlukan persiapan lebih awal. Colaric mengesyorkan agar mesyuarat maya dirancang lebih awal. 'Kirim agenda terlebih dahulu, buat visual untuk memperkuatkan mesej anda dan kirimkan kepada semua orang sebelum pertemuan, jemput anggota setiap pasukan yang perlu dilibatkan,' katanya.
Juga, pastikan untuk menghantar maklumat log masuk (kod akses, URL, dan nombor panggilan masuk) sekurang-kurangnya sehari lebih awal agar peserta dapat menguji sebarang muat turun perisian yang diperlukan. Anda mungkin juga ingin meminta peserta log masuk sekurang-kurangnya 15 minit sebelum permulaan untuk menguji kesambungan, kata Laura Stack, pengarang dan presiden The Productivity Pro, sebuah firma latihan pengurusan masa. 'Lakukan panggilan roll dan sahkan bahawa semuanya berfungsi. Semak garis masa. Berikan kaedah untuk menghubungi anda di luar talian sekiranya ahli panel menghadapi masalah, kata Stack.
Nota: Sekiranya anda menjadi tuan rumah penyampai tunggal dengan penonton yang banyak, maka adalah baik untuk memilih fasilitator untuk membantu penyampai utama. Fasilitator dapat menyokong peserta dengan masalah teknikal serta memantau sebarang pertanyaan sembang yang masuk. Mempunyai penyampai cuba membaca soalan sembang memperlahankan aliran persembahan.
Dig Deeper: Alat Konferensi Video Baru iMeet
5 Petua Mengadakan Mesyuarat Maya: Alat dan Keperluan Teknikal
Keindahan teknologi perjumpaan dalam talian adalah walaupun operasi tulang kosong yang paling baru, dapat menggunakannya. Yang diperlukan hanyalah sambungan Internet, audio (dari pembesar suara komputer, mikrofon, atau melalui telefon), dan kamera web (berdiri sendiri atau disatukan dengan monitor / komputer riba). Kumpulan yang lebih besar juga mungkin memerlukan skrin unjuran atau monitor TV yang besar.
Apabila memilih perkhidmatan berfikir 'kecil,' kata Susan Colaric, penolong naib presiden Teknologi Instruksional di Saint Leo University di Saint Leo, Florida. 'Persidangan web yang paling berkesan adalah yang hanya menggunakan teknologi yang diperlukan. KIS-; simpan sederhana-; adalah kaedah terbaik untuk memfokuskan orang pada mesej anda dan bukan pada teknologi. ' Beberapa produk web dalam talian merangkumi Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Mesyuarat Langsung Microsoft Office dan WebEx .
Usahawan juga perlu berhati-hati bahawa tidak setiap sistem persidangan video dapat berfungsi bersama. Elakkan malu kelewatan dan gangguan teknikal dengan menguji kesambungan semua laman web sebelum mesyuarat. 'Mencuba menggunakan sistem video analog di satu hujung dan sistem digital di satu sisi boleh menyebabkan banyak masalah, dan bahkan persidangan digital-ke-digital boleh menjadi masalah jika program perisian yang lebih lama memerlukan peningkatan sebelum dapat' berbicara dengan 'program yang lebih baru,' kata Bowers.
Dig Deeper: No Fly Zone: Mesyuarat Maya
5 Petua Mengadakan Mesyuarat Maya: Tetap Berfokus
Rick Maurer, pengarang Di Luar Tembok Penentangan dan Mengapa Anda Tidak Mahukan Apa yang Saya Mahukan? menasihati pengguna untuk menghilangkan gangguan. Kelebihan perjumpaan maya adalah keupayaan untuk mengadakannya hampir di mana sahaja-; keburukan perjumpaan maya juga kemampuan untuk mengadakannya hampir di mana sahaja. Peserta mesyuarat dalam talian boleh memanggil atau log masuk dari kedai kopi tempatan, ruang rehat di lapangan terbang, pejabat rumah, dan lain-lain. Untuk mengurangkan latar belakang atau 'kebisingan jalan' (anda tidak mahu anak, haiwan kesayangan, atau telefon berdering menjadi tumpuan) anda boleh memilih untuk 'membisukan semua hadirin dan hanya mengambil soalan melalui kotak sembang,' kata Stack.
Maurer juga menasihatkan agar tidak mencuba pelbagai perkara ke dalam satu pertemuan. 'Terus fokus pada satu atau dua topik. Sekiranya anda mesti merangkumi lebih banyak barang, kemudian beri orang masa untuk meregangkan diri, berehat di bilik mandi, atau mengisi kopinya. Jauhkan setiap segmen mesyuarat - tidak lebih dari 30 minit. '
Nota: Kemeja berjalur tidak dapat dipancarkan dengan baik pada kamera dan juga perhiasan besar dan berkilat. Kedua-duanya boleh mengganggu perhatian secara visual. Cobalah untuk memastikan pergerakan badan anda minimum kerana pergerakan yang berlebihan dapat menurunkan kualiti video.
Dig Deeper: Mesyuarat di Web: Alat mana yang boleh digunakan?
5 Petua Mengadakan Mesyuarat Maya: Etika
pisces woman dating sagittarius man
'Kunci untuk persidangan video atau perjumpaan telefon yang berjaya adalah dengan mengingati bahawa anda berada dalam mesyuarat,' tegas Colaric. 'Beri perhatian penuh kepada para peserta seperti yang anda lakukan sekiranya anda berada di ruangan yang sama. Jangan terganggu oleh e-mel, melayari Web, atau SMS. Cuba jangan makan atau minum sehingga anda dapat bersiap sedia jika ada pertanyaan yang ditujukan kepada anda. '
Peraturan praktikal yang baik? Colaric berkata, 'Sentiasa menganggap ketika anda masuk ke bilik bahawa mikrofon sudah ada di lokasi lain! Ini membantu mengelakkan percakapan pra-pertemuan yang luar biasa disiarkan apabila anda mungkin tidak mahu melakukannya. '
Dia juga menunjukkan bahawa perjumpaan video-video sebenarnya harus bergerak pada kadar yang sedikit lebih perlahan daripada pertemuan biasa kerana kelewatan dua hingga tiga saat untuk kebanyakan sistem berkomunikasi. Sekiranya anda mengetuai mesyuarat, pastikan terdapat jeda yang mencukupi setelah mengemukakan soalan. Sekiranya anda seorang peserta, beri perhatian kepada diri anda sebelum menghubungi kumpulan dengan memberi isyarat dengan tangan anda atau mengucapkan 'pertanyaan' atau 'komen' dan kemudian tunggu beberapa saat sebelum meneruskan. '
Peserta juga harus membuat kontak mata dengan melihat ke kamera. Ini akan menjadikan perbualan di antara para peserta lebih semula jadi. Berikut adalah helaian cepat mengenai etika:
nilai bersih shaunie o neal 2015
Etika Persidangan Video 8 Perkara
Bersikap sopan kepada peserta lain
Adakah bercakap dengan jelas
Pastikan pergerakan badan tetap minimum
Lakukan gerakan dan gerak perlahan dan semula jadi
Jaga hubungan mata dengan melihat ke kamera
Berpakaian dengan betul
Buat sesi animasi
Jadilah diri anda dan bersenang-senang!
Etika Persidangan Video yang Tidak Boleh Dilakukan 7
Jangan mengeluarkan suara yang mengganggu
Jangan berteriak
Jangan membuat pergerakan yang mengganggu
Jangan mengganggu pembesar suara lain
Jangan lakukan perbualan sampingan
Jangan memakai perhiasan 'bising'
Jangan tutup mikrofon
Sumber: Pejabat Teknologi Maklumat Universiti St. Leo
Nota: Sekiranya perniagaan dong anda di peringkat global, periksa laman web seperti eksekutifplanet.com dan kissbowshakehands.com untuk sumber mengenai etika perniagaan antarabangsa.
Dig Deeper: The Case, and the Plan, untuk Syarikat Maya
5 Petua Mengadakan Mesyuarat Maya: Melibatkan Peserta
Dennis mengatakan ada kecenderungan dalam perjumpaan maya untuk melancarkan tugas, yang boleh mempengaruhi pembangunan hubungan secara negatif. Dia mengesyorkan memecahkan es dengan mengelilingi bilik 'maya' dan meminta semua orang untuk memperkenalkan diri dan berkongsi sesuatu mengenai hujung minggu mereka, atau membincangkan sesuatu yang mereka nantikan, untuk menambahkan elemen sosial dalam prosiding. 'Semua yang dapat anda simulasi dari pertemuan tatap muka adalah baik.'
Stack mengatakan untuk mendorong peserta mengemukakan soalan mereka mengenai topik tersebut sebelum program bermula. Dia juga mengesyorkan kaedah lain untuk menjaga penonton terlibat dalam webinar, seperti mengambil jajak pendapat atau mengajukan pertanyaan dan meminta jawaban melalui sembang.
Colaric mencadangkan agar sering mengajukan soalan baik untuk melibatkan peserta jauh dan memastikan hubungan peribadi terus berjalan. Tetapi, dia menekankan, jelaskan soalan anda. 'Tanya orang tertentu soalan tertentu. Mengemukakan soalan terbuka kepada khalayak jauh yang jauh akan menghasilkan 'udara mati' dan kemudian banyak orang bercakap sekaligus. '
Dig Deeper: Bagaimana Syarikat Maya Berkomunikasi
Nota Editor: Mencari Persidangan Video untuk syarikat anda? Sekiranya anda mahukan maklumat untuk membantu anda memilih yang sesuai untuk anda, gunakan soal selidik di bawah ini agar pasangan kami, BuyerZone, memberi anda maklumat secara percuma:
Pengungkapan Editorial: Inc. menulis mengenai produk dan perkhidmatan dalam artikel ini dan artikel lain. Artikel-artikel ini bebas dari segi editorial - itu bermaksud editor dan wartawan meneliti dan menulis mengenai produk ini tanpa sebarang pengaruh dari jabatan pemasaran atau penjualan. Dengan kata lain, tidak ada yang memberitahu wartawan atau editor kami apa yang harus ditulis atau memasukkan maklumat positif atau negatif tertentu mengenai produk atau perkhidmatan ini dalam artikel. Kandungan artikel sepenuhnya terletak pada budi bicara wartawan dan penyunting. Anda akan melihat, bagaimanapun, bahawa kadang-kadang kami memasukkan pautan ke produk dan perkhidmatan ini dalam artikel. Apabila pembaca mengklik pautan ini, dan membeli produk atau perkhidmatan ini, Inc mungkin mendapat ganti rugi. Model pengiklanan berasaskan e-dagang ini - seperti setiap iklan lain di halaman artikel kami - tidak memberi kesan pada liputan editorial kami. Pelapor dan editor tidak menambahkan pautan tersebut, dan juga tidak akan menguruskannya. Model pengiklanan ini, seperti yang lain yang anda lihat di Inc, menyokong kewartawanan bebas yang anda dapati di laman web ini.
