'Hei, pertanyaan cepat ...' 'Hanya ingin mendaftar masuk ...' 'Bolehkah anda mengesahkan ...?'
Sekiranya anda seperti kebanyakan pengusaha, permintaan e-mel seperti ini sangat biasa sehingga anda hampir tidak menyedarinya lagi. Anda akan memberikan respons pantas dan kembali ke tugas anda - hanya untuk menerima mesej 'mendesak' lain beberapa minit kemudian. Semasa anda mengetik jawapan, telefon berdering. Kemudian seorang pekerja beralih ke meja anda untuk mengemukakan soalan.
Sebelum anda mengetahuinya, hari sudah berakhir, dan anda belum menyelesaikan apa-apa. Tetapi tidak semestinya seperti ini. Semuanya memahami bahawa ada beberapa yang penting dan banyak yang remeh ketika melakukan tugas.
Anda mungkin pernah mendengar peraturan 80-20 - konsep bahawa beberapa input bertanggungjawab untuk sebahagian besar output. Terlalu kerap, orang menganggap bahawa semakin besar input, semakin besar outputnya, tetapi mereka mengabaikan skor kualiti.
Hasilnya adalah persamaan terbalik: menghabiskan 80 peratus masa mereka untuk menggerakkan jarum 20 persen. Tetapi jika anda mengukur dan menganalisis output setiap input, anda boleh menghilangkan semua kecuali yang paling berpotensi.
Pelabur saya, Mark Cuban, hidup dan berkembang dengan peraturan 80-20. Walaupun dia tidak secara khusus mengetengahkan konsep, jelas dalam praktiknya. Dia tidak menggunakan telefon, tetapi dia secara peribadi menjawab semua e-mel. Amalan ini tidak terhad kepada pemain kuasa seperti Cuba. Peraturan 80-20 dapat membantu anda mencari kejayaan permulaan dan lebih banyak masa lapang.
Berikut adalah lima cara untuk memaksimumkan hasil dalam jumlah masa minimum:
1. Pergi dengan usus anda.
Anda mungkin mempunyai intuisi yang baik tentang tugas harian mana yang mengurangkan produktiviti. Tentukan ini dengan bertanya pada diri sendiri, 'Apa perkara paling bodoh yang saya buang masa?' Anda akan terkejut betapa mudahnya memotong aktiviti ini. Tetapkan parameter untuk masa anda dapat menyelesaikan aktiviti ini (seperti menjawab e-mel anda sekali sehari), dan akhirnya, anda mungkin dapat memotongnya sepenuhnya dari hari kerja anda.
2. Rangkul pengurusan laissez-faire.
Pengurusan dari jauh adalah tugas yang sukar untuk dikuasai, tetapi boleh membuat semua perbezaan. Apabila anda tidak hadir, ini memaksa anda untuk mengenal pasti aktiviti yang boleh dibelanjakan. Anda akan mendapati bahawa tidak penting jika beberapa perkara tidak diselesaikan. Sebaliknya, perkara lain boleh mempengaruhi garis bawah anda apabila dibiarkan tidak selesai. Setelah anda mengetahui bagaimana perkara-perkara ini mempengaruhi perniagaan anda, anda boleh melipatgandakan perkara yang penting dan meminimumkan - atau bahkan menjatuhkan - aktiviti yang tidak berlaku secara sistematik.
3. Belajar untuk mengatakan tidak, dan beri harga tepat pada waktunya.
Katakan dengan saya sekarang: 'Tidak.' Mengatakan tidak pada kebanyakan perkara akan membantu anda memfokuskan usaha anda. Semakin berjaya anda, semakin banyak masa anda bernilai. Anda akan mempunyai banyak orang yang meminta anda mengambil secawan kopi sehingga mereka dapat 'memilih otak anda'. Itu bagus, tetapi mereka perlu tahu bahawa masa anda tidak terluang.
Sediakan akaun di Kejelasan , laman bayar demi minit untuk panggilan telefon dengan pakar. Sebilangan orang menetapkan kadar $ 1 seminit, sementara yang lain mengenakan $ 100 seminit. Dengan akaun Clarity, anda secara semula jadi boleh mengarahkan pemilih otak tersebut untuk menjadualkan waktu yang sesuai. Mereka akan menyedari bahawa anda tidak mengatakan 'tidak' tetapi bahawa masa anda sangat berharga.
4. Guru mengganggu gangguan.
Tim Ferriss mencipta ungkapan 'gangguan gangguan' dalam bukunya Minggu Kerja 4 Jam. Ideanya adalah bahawa jika anda dapat mengenal pasti gangguan, anda boleh mengganggu setiap sistematik sebelum ini ia mengganggu anda. Teknik seperti batching boleh menjadi kuat. Daripada menjawab telefon anda, periksa mel suara anda dua kali sehari. Daripada mengemas kini blog anda setiap hari, jadualkan catatan bernilai seminggu dalam satu sesi.
5. Ukur segalanya.
Analisis input dan output anda dengan teliti. Luangkan usaha anda, dan dokumentasikan semuanya. Ini mungkin kelihatan seperti membuang masa pada mulanya, tetapi setelah anda melihat betapa berharganya data prestasi untuk mendorong produktiviti, anda akan mula mengukur semuanya.
Sangat mudah panik apabila anda melihat senarai e-mel yang belum dibaca menumpuk. Tetapi dengan mempertimbangkan setiap tugas dalam skema besar pekerjaan anda yang lebih luas dan mempercayai intuisi anda mengenai perkara yang harus diutamakan, anda dapat mengurangkan aktiviti yang membuang masa anda - dan mula memanfaatkan 20 persen yang sangat berharga itu.