Ada hari-hari ketika saya merasa saya lemas dalam e-mel. Saya tidak dapat memberi respons setiap orang tepat pada masanya. Oleh itu, apabila saya akhirnya dapat meluangkan masa untuk membalas e-mel tersebut, jari saya secara automatik mula menaip frasa ini: 'Maaf atas jawapan yang tertangguh ...'
Saya tahu saya tidak bersendirian.
Lima perkataan ini telah menjadi sangat biasa dalam budaya e-mel, malah menjadi topik lajur Shouts & Murmurs satir baru-baru ini di The New Yorker oleh Susanna Wolff.
Maaf atas tanggapan yang ditangguhkan. Saya membuka e-mel anda di telefon saya semasa tarikh saya berada di bilik mandi, tetapi kemudian saya melihat bahawa ia memerlukan lebih daripada jawapan 'ya' atau 'tidak', memutuskan bahawa terlalu banyak kerja, menandakannya sebagai belum dibaca, dan kemudian melupakannya sepenuhnya sehingga sekarang!
Dorongan untuk melipat bahasa balas-maaf-ditangguhkan ke dalam setiap e-mel yang saya balas adalah kuat. Walaupun saya menjawab secepatnya pada keesokan harinya, saya merasa gatal untuk meminta maaf atas jawapan saya yang tertangguh.
Kita perlu berhenti mengatakannya, seperti yang ditunjukkan oleh Melissa Dahl Sains Kita . Kerana e-mel jarang sekali mendesak untuk meminta kami meminta maaf kerana membalasnya secara tertunda. Masalah sebenarnya dengan meminta maaf kerana tidak segera membalas setiap e-mel? Ini menetapkan preseden bahawa kita seharusnya segera membalas setiap e-mel. Sekiranya anda membalas dalam jangka masa yang munasabah, apa yang harus anda minta maaf?
Tetapi kerana maaf-untuk-yang-ditangguhkan-balasan adalah perkara biasa, bagaimana kita melanggar kebiasaan? Berikut adalah beberapa idea.
Sekat masa e-mel anda
Kami tidak dapat segera membalas semua e-mel semasa mereka masuk. Ini membawa kami untuk membalas balasan tersebut setiap kali kami mempunyai masa, yang mungkin agak lama, yang dapat membawa kami ke dalam perangkap maaf-untuk-yang-ditangguhkan yang berbahaya.
Sebaliknya, cubalah menyekat masa tertentu setiap hari di mana anda membalas e-mel. Dengan mengikuti sistem senarai tugas yang perlu dilakukan untuk menyekat masa, anda meluangkan jangka masa tertentu untuk tugas-tugas tertentu. Tidak perlu membalas e-mel itu dengan segera, atau cuba ingat untuk membalasnya kemudian. Sebagai gantinya, balas sepanjang masa yang anda tetapkan untuk menghantar e-mel. 'Apabila kita mempunyai semua tugas kita pada tanggal, waktu, dan jangka waktu tertentu, kita tidur dengan lebih nyenyak mengetahui segala yang perlu diselesaikan adalah sesuai,' kata pakar pengurusan masa Kevin Kruse Syarikat Pantas .
Berhenti berkata maaf
Sekiranya anda ingin pergi ke ayam belanda yang dingin dan berhenti meminta maaf sekali-sekala, ada pemalam Chrome untuk Gmail yang dapat membantu. Ini seperti pemeriksaan ejaan, tetapi bukannya menangkap ejaan yang salah, ia menangkap kata-kata yang tepat seperti 'maaf' dan 'adil'. Dipanggil Cuma Tidak Maaf , pemalam akan memberi amaran kepada anda jika anda mengetik e-mel dan menaip 'maaf' tanpa banyak memikirkan mengapa anda meminta maaf.
Letakkan tanggungjawab pada pengirim
Beberapa e-mel mungkin memerlukan balasan pantas. Tetapi sukar untuk melintasi laut yang merupakan peti masuk anda dan mengetahui dengan tepat yang mana.
Oleh itu, ahli ekonomi tingkah laku Dan Ariely mencari jalan penyelesaian. Untuk membantu memprioritaskan urgensi 300 e-mel yang diterimanya sehari, balasan automatiknya meminta pengirim untuk mengisi borang. Dalam borang tersebut, pengirim mesti memberikan lebih banyak perincian mengenai permintaan mereka, termasuk ketika mereka mengharapkan respons. Bilangan orang yang memerlukan respons segera? Hanya dua peratus.
'Dengan e-mel, kami memperlakukan semuanya seolah-olah kami tergesa-gesa,' kata Ariely ketika dia menjadi tetamu Bloomberg's Rancangan Permainan podcast. 'Terdapat perbezaan besar antara penting dan mendesak.'
