Membuat e-mel perniagaan yang berkesan telah menjadi seni yang hilang. Semakin banyak profesional menerima surat-menyurat dengan ucapan tidak sah atau tidak, kesalahan ejaan, kekurangan struktur, dan kandungan yang tidak jelas. E-mel yang ditulis dengan tidak baik ini boleh memberi kesan buruk kepada pengirim atau bahkan tidak mendorong seseorang daripada berniaga dengan mereka.
Itulah sebabnya sangat penting untuk diberi perhatian etika dan amalan terbaik semasa berkomunikasi dengan kenalan perniagaan, rakan sekerja, dan pekerja melalui e-mel. Di bawah ini, sekumpulan pemimpin perniagaan berkongsi petua mereka untuk menulis e-mel perniagaan yang sempurna dan mengapa setiap tip itu sangat berkesan.
Gunakan baris subjek yang jelas dan relevan.
Anda mungkin mempunyai e-mel terbaik di dunia, tetapi jika baris subjek anda tidak berubah, ia mungkin tidak akan dibuka. Itulah sebabnya baris subjek e-mel anda sangat penting.
'Elakkan baris subjek yang samar-samar atau generik dan pastikan jelas apa yang anda bincangkan,' kata Kalin Kassabov, pengasas dan CEO ProTeksing . 'Sekiranya itu adalah mesej kepada seseorang yang anda tidak kenal dengan baik, anda mungkin menyebutkan konteksnya, seperti 'Re: Perbualan Kami di Persidangan Maya XYZ.'
Pastikan ia pendek.
Dengan begitu banyak e-mel masuk ke peti masuk anda, anda mungkin tidak akan senang membaca e-mel berbilang perenggan - dan juga orang yang anda hantarkan e-mel, kata Kelsey Raymond, pengasas bersama dan presiden Pengaruh & Syarikat
'Sekiranya anda sendiri menulis di atas empat perenggan dalam e-mel, tanyakan apakah itu lebih baik sebagai panggilan telefon,' kata Raymond.
Beritahu mereka mengapa.
Sebilangan besar e-mel adalah mengenai seseorang untuk mengambil tindakan tertentu setelah mereka membacanya. Sama ada anda meminta rakan sekerja untuk sesuatu atau memberikan perkhidmatan kepada calon pelanggan, beritahu mereka mengapa anda membuat permintaan tersebut.
'Sebagai contoh,' Hai Clara, bolehkah anda membaca spreadsheet ini untuk membantu kami ke Syarikat A, 'atau' Hi Mark, perkhidmatan kami akan meningkatkan petunjuk ke corong penjualan anda. Sekiranya anda berminat, mari bercakap, '' kata Samuel Thimothy, pengasas bersama OneIMS . 'Sekiranya anda dapat menjual apa yang ada di dalamnya, anda mempengaruhi mereka.'
Tambahkan ajakan bertindak.
Selain menjelaskan alasan di sebalik e-mel anda, pastikan untuk menambahkan ajakan bertindak (CTA) di akhir, kata Stephanie Wells, pengasas bersama dan CTO Bentuk yang Boleh Dikenakan .
'Menambah CTA memberi pelanggan anda di tempat lain untuk dinavigasi sehingga mereka dapat terus terlibat dengan jenama anda di luar peti masuk mereka,' catat Wells. 'Pautan ke laman web anda akan mendorong lalu lintas yang disasarkan ke sana dan memindahkan pelanggan melalui corong penjualan sehingga anda dapat meningkatkan penukaran.'
Bersikap ramah dan bersemangat.
Selalunya sukar untuk menafsirkan nada dan emosi seseorang melalui media berdasarkan teks, jadi Matt Wilson, pengasas bersama Pengalaman Bawah30 Tahun , mengesyorkan bersikap ramah dan bersemangat untuk melucutkan kemungkinan salah faham.
'Jadilah sangat jelas dalam kandungan e-mel anda, tetapi jika anda memulakan dan mengakhiri dengan semangat atau seruan tambahan, ini dapat membantu seseorang menafsirkan nada e-mel itu lebih positif,' kata Wilson. 'Apabila orang letih atau malas, mereka lupa bahawa e-mel sering tidak keluar dengan baik dan menghadapi masalah.'
Peribadikannya dan jadikannya relevan.
Nicole Munoz, pengasas dan CEO Nicole Munoz Perundingan , menasihatkan para profesional untuk memasukkan keperibadian dan bukti sosial dalam e-mel perniagaan mereka.
'Orang ramai ingin tahu bahawa ada alasan yang baik untuk membaca e-mel dan masa mereka dihabiskan dengan baik,' jelas Munoz. 'Untuk menunjukkannya, pastikan e-mel itu sesuai dengan mereka.'
Uji baris subjek dan salin yang berbeza.
Ketika Reuben Yonatan, pengasas Daftar Saas , dan pasukannya mengirim e-mel yang menghantar catatan tetamu, mereka belajar bagaimana membuat nada e-mel yang sempurna dengan menguji elemen yang berbeza dan mengesan hasilnya.
'Kami perhatikan, misalnya, bahawa ketika kami memberikan dua pilihan untuk gelaran, kami mendapat pertunangan yang lebih tinggi,' kata Yonatan. 'Beberapa percubaan dan kesilapan, bersama dengan analisis dan penyesuaian, akan membantu anda membuat e-mel perniagaan yang sempurna untuk tujuan anda.'
Draf terlebih dahulu, kemudian tambahkan e-mel penerima.
Satu-satunya perkara yang lebih buruk daripada e-mel yang ditulis dengan teruk? Separuh e-mel yang telah dihantar secara tidak sengaja sebelum selesai. Untuk mengelakkan kecelakaan ini, Diana Goodwin, pengasas dan CEO Kotak Pasaran , selalu menulis bahagian badan dan tajuk e-mel terlebih dahulu, kemudian menambahkan e-mel penerima sebagai langkah terakhir.
'Walaupun saya tergesa-gesa, e-mel selalu berlaku terakhir untuk mengelakkan sebarang penghantaran e-mel yang tidak disengajakan atau terlalu awal,' kata Goodwin. 'Menghidupkan' undo send 'di Gmail juga merupakan penyelamat.'